lunes, 29 de mayo de 2006

Consejos sobre Outlook para pequeñas empresas

por: David Coursey*
1. Elabore un conjunto de plantillas en línea que garantice la calidad y continuidad del correo electrónico saliente. A medida que su empresa vaya creciendo podrá ver que sus contactos más importantes de correo electrónico están repartidos en las libretas de direcciones del personal de ventas, de distribuidores y responsables de reventas, del personal de atención al cliente y de muchos otros (Plantillas de Office para pequeñas empresas).

No puede permitir que cada miembro de la empresa configure un mensaje de correo electrónico específico para cada asunto: se malgasta tiempo y supone un riesgo para el balance final del negocio (por no mencionar el riesgo potencial de responsabilidad).
¿Cómo puede evitarlo?

Haga que estas personas algo dispersas en su trabajo puedan elaborar mensajes coherentes, bien redactados, con el formato requerido y en el momento adecuado. Redacte varios mensajes tipo de correo electrónico y colóquelos en un lugar concreto de la red de su empresa (o en un sitio administrado por terceros), y anime al personal, los distribuidores, a voluntarios o a cualquier persona pertinente a utilizar su biblioteca de mensajes.

2. Clasifique por colores el calendario o la bandeja de entrada. Este tipo de clasificación supone un esfuerzo inicial, pero generalmente merece la pena. Elija la clasificación de colores según sus necesidades. ¿Necesita distinguir con rapidez entre información pública y privada? ¿O quizá desea localizar fácilmente las reuniones obligatorias y las opcionales? (Usar dos calendarios en Microsoft Outlook 2003)

Una vez haya analizado sus necesidades de trabajo, edite las etiquetas del calendario de forma que transmitan el tipo de información que usted considera importante. La edición del esquema de codificación por colores en el calendario de Outlook es muy fácil; sólo tiene que seleccionar Editar/Etiqueta/Editar etiquetas, darle un nuevo nombre a las etiquetas y hacer clic en Aceptar.

• Para hacer que los mensajes de distintos remitentes aparezcan en colores diferentes, seleccione Herramientas/Organizar/Usar colores. Escriba el nombre del remitente y el color donde se le indique y haga clic en Aplicar color.

• Dentro del correo electrónico, puede utilizar la función Formato automático para que los correos electrónicos de distintos remitentes aparezcan en colores diferentes; los mensajes de su jefe pueden ir en rojo, por ejemplo; los que le envían sólo a usted en azul; y los mensajes de una lista de distribución en gris claro. Seleccione Herramientas/Organizar/Usar colores. E scriba el nombre del remitente y el color donde se le indique y haga clic en Aplicar color.
• Para ver sus reglas de codificación por colores, haga clic en Formato automático en la parte superior derecha del panel Organizar.
• También puede utilizar marcas de seguimiento de distintos colores. Por ejemplo, utilice marcas rojas para asuntos financieros o facturas por pagar, azules para los vendedores y anaranjadas para las marcas de seguimiento de correos personales.
3. Cambie el asunto de los mensajes en el correo entrante para facilitar su archivo, búsqueda y clasificación. Antes solía pensar que el correo electrónico entrante era sagrado, es decir, que no se podía tocar. Pero ahora sé que puedo cambiar el asunto y que ese cambio supone una gran ventaja a la hora de ordenar y archivar los mensajes. A continuación le indico cómo hacerlo: No podrá cambiar un asunto en el panel de vista previa. Debe hacer doble clic en el mensaje y abrirlo antes de realizar los cambios. Cuando intente cerrarlo, Outlook le preguntará si desea guardar los cambios. (Otra forma es hacer clic en EDITAR y seleccionar EDITAR MENSAJE para realizar los cambios.) También puede editar el cuerpo del mensaje si quiere, por ejemplo, borrar aquellos fragmentos que no desea conservar o añadir comentarios propios (Cómo crear una ‘línea de asunto’ eficaz).

4. Elabore vistas y campos personalizados. No todo el mundo necesita personalizar el campo Contactos, pero si de repente se da cuenta de que debe utilizar una y otra vez el campo Notas para encontrar la misma información o de que salta de pantalla en pantalla buscando datos relacionados, a continuación le ofrezco una forma de facilitarle la labor:
• Empiece desde una vista que desee actualizar. En este caso, queremos configurar una variación de la vista predeterminada de la Lista de teléfonos, de la que puede obtener acceso seleccionando Ver/Organizar por/Vista actual/Lista de teléfonos.
• Para empezar a personalizar, seleccione Ver/Organizar por/Personalizar y, a continuación, haga clic en el botón Campos. A la izquierda verá una lista de campos disponibles y a la derecha la lista de campos que se encuentran en ese momento en la vista. Para eliminar un campo de la vista, selecciónelo y haga clic en Quitar.
• Una vez ha eliminado los campos que no necesita, seleccione los que desee de la lista de la izquierda y haga clic en Añadir. Para añadir un campo personalizado, haga clic en el botón Nuevo campo. En el cuadro de diálogo que aparecerá en pantalla escriba un nombre, seleccione un tipo de campo (como Texto, Número o Fecha) y, si así lo requiere, un formato para los datos.
• A continuación, guarde la vista seleccionando Ver/Organizar por/Vista actual/Definir vistas y resaltando Configuración actual de la vista. Haga clic en Copiar, escriba un nombre para la vista y después haga clic en Aceptar. La vista que ha configurado debe aparecer ahora en el menú Ver/Organizar por/Vista actual.
• Para añadir un campo personalizado, haga clic en el botón Nuevo campo y escriba el nombre en el cuadro de diálogo que aparecerá en pantalla. Una vez le haya dado un nombre y haya guardado la nueva vista, ésta aparecerá como opción en el menú Vista actual.
5. Recupere un mensaje que ya haya enviado. Sí, puede hacerse dependiendo de la situación. Si el destinatario utiliza Outlook, si ambos utilizan Microsoft Exchange Server y si el mensaje no ha sido todavía abierto puede que tenga suerte. Abra la carpeta Elementos enviados, localice el mensaje y haga doble clic en él para abrirlo. Vaya a Acciones Recuperar este mensaje. Si el mensaje aún no ha sido abierto se le dará la opción de borrarlo o sustituirlo por uno nuevo. Nota: Si Outlook dice que 'No se recibió informe de lectura de este mensaje de ninguno de los destinatarios', esto no quiere decir que el destinatario no lo haya visto. Puede ser que no utilicen Outlook o Exchange Server, situación en la que la función de recuperación no es válida.

6. Utilice tarjetas de presentación para enviar su información comercial. Considérelas vallas publicitarias en miniatura que presentan su eslogan con cada correo electrónico. A continuación se explica de qué modo:
• Haga clic en Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Formato de correo
• En Firma, haga clic en Firmas y después en Nueva
• Seleccione las opciones que desee y haga clic en Siguiente
• En Opciones de vCard, seleccione una tarjeta de presentación (vCard) de la lista o haga clic en Nueva vCard del contacto
* David Coursey es presidente y director general de su pequeña asesoría y ha colaborado en un buen número de publicaciones sobre tecnología, páginas web y blogs

domingo, 28 de mayo de 2006

La Planificación en las Organizaciones


La planificación es un proceso administrativo y como tal opera en las organizaciones.
La planificación es el proceso mediante la cual se decide la direccionalidad de las organizaciones. Se fijan objetivos futuros y se trazan trayectorias para la con-secución de tales objetivos. También, la planificación permite el equilibrio adaptativo de la organización a su entorno procurando responder eficientemente a las demandas ambientales a partir de un flujo constante de información. Las organizaciones no son entes inermes al vaivén del entorno, a través de acciones planificadas las mismas intentan generar cambios en ese entor-no a fin de que este modifique su situación.
Las Organizaciones.
En general, las organizaciones tienen características comunes. Señala Dessler, que las mismas pueden ser resumidas en las siguientes: a) son unidades sociales con un propósito, b) están formadas por personas que llevan a cabo tareas diferenciadas y coordinadas que les per-miten con-tribuir a los propósitos organizacionales y, c) tienen uno o mas administradores que cumplen tareas de planeación,, dotación, or-ganización, dirección y con-trol del personal, las tareas y los resul-tados.
Una organización consiste en un conjunto de unidades diferenciadas con relación a la naturaleza de las tareas que en cada unidad se ejecutan, esto es, existe una división del trabajo. Estas unidades se mantienen con arreglo a una jerarquía en el sentido que el responsable de una unidad reporta a un responsable de mas alto nivel en la organización. Es a este nivel de unidades diferenciadas que se formula el plan operativo.
El número y naturaleza de las unidades organizacio-nales así como su nivel de autonomía de-pende de la situación respecto al ambiente en el cual la organización se desenvuelve. Esta adaptación a la situación am-biental puede ser explicada en términos de diferenciación e integración. La necesidad de diferenciación al interior de las organizaciones está relacionada a la incertidumbre y fluctuaciones que ocurren en el en-tor-no, en otro sen-tido, un gran número de unidades y una ma-yor variedad de funciones que éstas desempeñan, demandan la necesi-dad de integración del trabajo de estas unidades separadas. Una organización efectiva será, por tanto, aquella que su estructura responde a las características am-bientales, su nivel de diferenciación es consistente con la complejidad de su entorno y su integración es apropiada al ni-vel de diferen-ciación.
Dado que las organizaciones están constituidas por personas, las or-ganizaciones en si mismas, no poseen objetivos. Los "objetivos organizacionales" se refieren generalmente a objetivos de la alta geren-cia. Por tanto, se debe distinguir entre los objetivos que la alta gerencia pretende alcanzar de los objeti-vos de los otros participan-tes en la organización (trabajadores, empleados, etc); estos po-seen sus propios objetivos personales que desean lograr; estos objetivos personales estan relacionadas con la satisfacción de sus propias necesidades. Es difícil que ocurra una perfecta congruencia entre los objetivos individuales y los objetivos organizacionales.
La participación de las personas en el logro de los ob-jetivos fijados se mueve entre la cooperación y el con-flicto. Un es-fuerzo gerencial significativo se refiere a mantener un balance apropiado entre las fuerzas que crean conflicto y las que crean cooperación. Algunos con-flictos no solo son inevitables, sino también de-seables. El conflicto resulta la competencia entre par-ticipantes para la promoción de otras formas de nece-sidades no satisfechas.
En 1964, March y Cyert expusieron la teoría política de las organizaciones. Esa teoría es conocida como modelo plural-político de las organizaciones. Las características principales que expresa este modelo de comprensión de la realidad organizacional son: a) las organizaciones se componen de grupos con intereses distintos que persiguen sus propios objetivos, algunas veces de manera egoísta, pero a menudo con motivos bien intencionados, b) el modelo considera el conflicto como inevitable y forma parte de la manera normal de hacer las cosas, c) el comportamiento político surge cuando una de las partes o grupos interesados contra-rrestan los intentos de influencia de algún otro, d) se llega a los objetivos organizacionales a través de un proceso de negociación entre las diferentes coaliciones al tiempo que respon-den a los cambios del medio y, e) el poder y el comportamiento surgen de manera natural de la interdependencia inherente a la mayor parte de los puestos gerenciales.